Het werkproces als uitgangspunt
Cursusregelaar onderscheidt een aantal functionele modules. Bij Cursusregelaar werk je altijd met de activiteiten administratie waarin de werkprocessen worden gevolgd. De overige modules worden op deze pagina verder toegelicht.
De administratie module is een moderne Internet applicatie die vanaf elke werkplek gebruikt kan worden. De toegang is beveiligd met een twee stap authenticatie en de gegevens worden versleuteld getransporteerd en opgeslagen in een betrouwbaar, Nederlands data centrum.
De functionaliteit op hoofdlijnen is als volgt samen te vatten:
- Je legt een bibliotheek aan van activiteit titels met alles wat nodig is om die helder te publiceren. Samen met je docenten bepaal je welke activiteit hoe, waar en wanneer gegeven kan worden. Dit leg je vast.
- Vanuit de administratie publiceer je het aanbod naar je website waarop bezoekers zich oriënteren en inschrijven.
- De inschrijvingen komen binnen in de administratie waar ze eenvoudig gecontroleerd en verwerkt kunnen worden.
- Voor individuele lessen (of kleine groepjes) kan de docent op een eenvoudige manier plannen. Voor groepsgewijze lessen gaat het nog eenvoudiger en wordt ook automatisch bijgehouden of de groepen al vol zijn en er wellicht een wachtlijst ontstaat.
- Iedereen die zich aanmeldt wordt automatisch op de hoogte gehouden, uiteraard onder controle van de administratie of de docent.
- De administratie heeft op eenvoudige wijze overzicht op het geheel van het aanbod en wat er nog moet gebeuren met aanmeldingen of docenten.
- In de administratie is ook te volgen hoe het gaat met de aanmeldingen ten opzichte van voorgaande seizoenen (de trend) en wat de financiële status is van het aanbod (per categorie, per activiteit).
In de administratie zijn talloze opties die het mogelijk maken om het werkproces individueel in te richten om het aan te laten sluiten bij jouw werkwijze. Het aantal mogelijkheden voert te ver om hier allemaal te noemen, maar wij lichten ze graag toe in een vrijblijvende, gratis kennismaking.
Vraag een demo aanGeïntegreerde website
De administratieve module werkt uiteraard het meest efficiënt als de aanmeldingen er automatisch in binnenkomen. Het is mogelijk om elke aanmelding in te voeren, maar gemak dient de mens.
Vanuit Cursusregelaar.nl bieden we websites aan onze klanten die een aantal voordelen combineren:
- Robuust en veilig CMS met een standaard thema waarbinnen heel veel vrijheid bestaat voor opmaak en indeling. Wij leveren de techniek en zorgen dat de persoonlijke uitstraling en voorkeuren toegepast kunnen worden.
- Alle content die te maken heeft met het aanbod en de indeling daarvan worden automatisch gevoed vanuit de administratie. Zo staat op de website altijd de juiste informatie met de juiste status per activiteit.
- De eigen, meer statische content (openingstijden, wie zijn wij enz.) kan eenvoudig in het CMS worden aangemaakt en onderhouden.
- De aanmeldingen kunnen worden afgerond met verschillende betaalwijzen.
- Een ouder/voogd kan kinderen aanmelden als deelnemer op een activiteit
- De activiteiten kunnen op veel verschillende manieren worden gepresenteerd volledig rekening houdend met groepsgewijze lessen of individuele lessen. De cursist maakt zelf de keuze.
- De sites kunnen mét of zonder account optie worden ingericht
- Integratie met Social Media voor promotie en verwijzingen.
De website is als module optioneel. Als er al een hele mooie site is die moet blijven bestaan, dan is de administratie ook daaraan te koppelen via een goed gedocumenteerd automatisch interface (een API).
Digitaal Leerplatform
Ook optioneel is ons Digitaal Leerplatform. Niet te verwarren met online lesgeven via Google meet of Teams of iets dergelijks. Een Digitaal Leerplatform (DLP) stelt docenten in staat hun lesmateriaal online te delen met leerlingen en om eventueel huiswerkopgaven klaar te zetten. De functionaliteit is als volgt samen te vatten:
- Voor activiteiten waarbij het DLP ingezet wordt is het initiëren hiervan voor de administratie zéér eenvoudig: met één vinkje wordt de activiteit inclusief de docent, de lessen en de deelnemers ingericht.
- De docent kan direct aan de slag met de voorbereiding. Via sjablonen is het lesmateriaal eenvoudig op te zetten.
- Op het moment dat de docent het materiaal vrijgeeft (publiceert) dan worden de leerlingen automatisch uitgenodigd en kunnen ze deelnemen.
- Docenten kunnen per les heel eenvoudig geluidsfragmenten toevoegen (uitspraak bij talen, voordoen bij een instrument enz.) of ook video streams toevoegen.
- In het DLP kan de docent voor de groepslessen ook eenvoudig de presentie bijhouden en terugzien wie welke les gemist had.
Ook het DLP is een optionele module die op verzoek toegevoegd kan worden.
Docenten: planning en opvolging
Deze module wordt standaard meegeleverd voor organisaties die individuele lessen organiseren. Of lessen met kleine, door de docent te bepalen groepjes. Voor organisaties die allen groepsgewijze activiteiten organiseren is deze module normaal gesproken niet nodig.
De docentenmodule onderscheidt zich door eenvoud. De docent kan via de module:
- De planning van leerlingen opzetten vanuit de invalshoeken van de beschikbare ruimte en de agenda.
- Het doorplannen van één, alle of enkele lessen per leerling
- Het combineren van één of meer leerlingen in een kleine groep enz
- Tijdens de lessen wordt de module op de mobiel geopend waarbij dan direct de planning voor de dag wordt getoond (wie komt hoe laat en waarvoor)
- Per leerling kan met één beweging van de duim (links- of rechtshandig in te stellen) de aan- of afwezigheid vastleggen. Bij afwezigheid wordt een taak aangemaakt voor de organisatie om dit op te pakken.
- Contact opnemen met leerling of ouder indien nodig
Deze module is ontwikkeld in nauwe samenwerking met het veld zelf om de docent optimaal te ondersteunen met minimale inspanning.
